Career Club：你聽過提升工作效率的「四減一」方程式嗎？

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Career Club：你聽過提升工作效率的「四減一」方程式嗎？

「如何提升工作效率」成為了很多職場人士懊惱的問題，面對排山倒海的工作，我們總是想在最短的時間內做更多。於是，有人發明了改善時間管理的「番茄工作法」，亦有人鼓勵我們要定期讓腦袋漫無目的地放空──每當談及「效率」時，其實你知道它是甚麼來的嗎？嘗試任何方法之前，我們可以用一條方程式來幫助自己對症下藥。

提升工作效率的「四減一」方程式

這條有助於提升工作效率的「方程式」由專門研究人類潛能的美國醫生Mark Atkinson提出，他認為工作效率（productivity）包含五大要素，四個必備要素為「清晰度」(clarity)、「能量」(energy) 、「專注度」(focus) 和「系統」(system)，而最後一個要素「干擾」(distractions) 則是需要我們盡力撇除的。Atkinson指，當我們能夠將「清晰度」、「能量」和「專注度」結合在一起，再配合一套有條理的系統，我們的創意、努力、心機、知識就能夠被轉化成我們想要的效果。

productivity = clarity + energy + focus + system – distractions

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問題究竟出現在哪裏？

有了這條方程式，我們就能夠知道究竟我們的「工作效率」出了甚麼問題。很多時當我們談論提升工作效率時，都會將焦點集中在最明顯的「干擾」上：我們抱怨很多事情讓我們分心，將責任都推卸到電話、社交媒體、母親發牢騷、工作環境上。「干擾」無疑是需要被拿走的，然而減少分心往往取決於決心多於環境。

《劍橋字典》將「效率」定義為「個人、公司或國家做有用事情的比率」。聽好了，是「做有用的事情」耶！你每天正在做多少「有用的事情」？一個人平均一生花在工作上的時間是十三年兩個月，如果要將加班計算在內的話，則另外再多一年兩個月；既然工作注定要佔人生中一個重要的部分，我們就要盡力使每一分每一秒都變得值得。當然，沒有人是完美的，能時常保持專注，時常活力十足、工作起勁固然十分理想，可是「情緒度」和「系統」卻是在我們所能控制的範圍之外。

你清楚自己在做什麼嗎？

清楚明白任務的目的、要求和限制，不要浪費時間做一些不必要的內容或步驟，不做多，只做對。進入職場一段時間後，你會發現，其實很多人都不知道自己在做甚麼，但又不曾想過要去問。正所謂「世上並沒有愚蠢的問題」，寧願不恥下問，也不要裝懂，因為最終浪費寶貴時間的是你自己。

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工作方式難道只有一種嗎？

平時我們聽見最多關於提升工作效率的方法的討論，談的正是「系統」。文章開首提到的「番茄工作法」是一種系統，早鳥與夜貓的爭論所談的是一種系統，歐美流行的「子彈筆記術」（Bullet Journal）是一種系統，在白板「腦震盪」是一種系統，使用電子月曆還是親手寫手帳也是一種系統……我們尋找過千千萬萬種系統，亦反複試驗過，唯有自己才最清楚自己的需要是甚麼，以及用甚麼方法才可以製造對自己有利的工作條件和環境。Atkinson發現對自己有效的系統，是在早上6點至10點做最重要的任務，一星期之初為自己定下每週目標，然後逐日調整。Hf早前訪問過的律師兼拳館創辦人歐陽晴Crystal發現，只要在開展副業前定下清晰的網站和經營模式，帶著正職創業並不是夢。

同樣道理，這條方程式也可以可以套用在理財，或其他人生目標上。認清目的，只為重要的人和事保留能量，建立一套適合自己的工作和生活系統，再將讓人分心、無謂的枝節減去，全程投入做自己為自己定下的目標，就讓2020年成為促進個人成長的一年吧！