相信許多人都和筆者一樣,曾經深受「拖延症」的困擾,而這種習慣帶進工作中,變成了每個星期都被各種Deadline(最後期限)「追殺」的可怕逃亡戰。上週,筆者嘗試了一個名為「史考特原則」(Scotty Principle)的時間管理新方法。如果你是《星空奇遇記》(Star Trek)的粉絲,那麼應該對這個名字倍感熟悉,因為這方法正是出自電影中Scotty和上司Kirk的一段對話。到底這段對話為我們提供了怎樣的「職場錦囊」?
Scotty tells us how he keeps his reputation as a miracle worker
Video via YouTube/Darrell Hurt
這段對話的內容總結起來其實很簡單:當Kirk問Scotty需要花多少時間檢查飛船時,Scotty說需要6小時,最終他只花了4小時就完成工作,讓Kirk非常滿意。
這涉及到被稱為「計劃謬誤」(planning fallacy)的概念:我們預計自己完成工作所需的時間時總會「過分樂觀」,然而實行時才發現需要花費的時間和精力遠遠超出預期,因此導致計劃透支。回想自己的親身經歷,的確似乎出現過許多類似的情況,在拼命趕工時才總是懊惱:為什麼明明都事先做好了計劃,卻總是趕不上「變化」,甚至出現「拖延症」 ?
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實行Scotty Principle的第一步,便要提高意識,留意時間在制定計劃時的重要性。許多時候,我們對於完成工作只有一個「籠統」的時間觀念,例如我需要在「下週一」前把所有的工作完成,然而每一細項具體需要花費多少時間卻缺少了事前的預計。
因此筆者嘗試在每週的「待辦清單」中計算和添加自己對每一項工作所需的預估時間,並在那之上增加25-50%的額外時間。結果發現,這方法最大的幫助就是讓筆者分清了工作的輕重緩急:哪一項工作需要優先完成、哪一項可能會花費更多時間……讓計劃變得更有條理,腦海中也有了更為清晰的決定後,便找到了著手的動力和方向,不再因為壓力而一籌莫展。
Scotty Principle鼓勵我們在與上司或客戶的前期溝通時預留更多的工作時間,以達到「超額完成」的效果,只是實際情況卻是我們經常要在緊張的期限內交出讓人滿意的成果,這時又該怎麼辦?
筆者嘗試用Scotty Principle規劃時間時發現,很多時候我們之所以花費過多時間完成工作,是因為當中發生了計劃之外的「變數」──除去不可控制的突發情況外,原來自己總是會因為分心而無法專注。
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筆者發現,為自己計時是改善分心的一個好方法。在實行計劃時,將實際完成的時間記錄下來,再和原計劃加以比較;過程中可以發現自己在完成哪類型的工作時會因為一些棘手的問題而更耗時耗力,又有哪一些又比預期中順利……這些發現有助我們找到長短板,並在下次改善計劃,調整和整合碎片化的時間。
很多時候,落入「計劃謬誤」會讓我們身心疲憊,特別在越發緊急的情況下,我們反而會因為壓力和憂慮而無法提高效率,最終因為超負荷而「死機」。通過Scotty Principle,我們可以將許多可能會花費較多時間的細節和變數放入工作計劃中,如果工作能順利完成,那餘下的時間可以先為下一項工作做準備,也可以獎勵自己放鬆片刻──畢竟「勞逸結合」才是最有效提高效率的方法。
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2 September 2019, 12:00 PM
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原來不只一種模樣
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